Как вести учет в магазине розничной торговли

Как вести учет в магазине розничной торговли

 

Ведение учета в магазине позволит проводить закупку товаров, и проведение акций, которые заметно увеличивают его прибыль. Ведя общую статистику по магазину, по категориям товаров и времени суток можно определить какой товар пользуется большим спросом.

 

Содержание:

 

Что представляет собой учет в рознице

 

Сегодня мы заработали N 000 000 тенге, на складе осталось 124 штуки хлебобулочных изделий, сладостей 48, колбасных изделий 2 штуки – о да, если бы получать эти цифры легко и ежедневно мечта владельца магазина. Зная такие цифры, точно знаешь, что надо закупить или что побыстрей продать. Ведь порой владельцы узнают, о том, что закончился товар по пустым полкам, от слов продавцов или случайно услышав разговор покупателя и кассира.

 

Чтобы не попасть в такую ситуацию нужно ежедневно вести учет. Далее в статье мы рассмотрим: ручной и автоматический способы учета в магазине, методы, способы и ошибки, которые возникают при ведение учета в магазине и как их избежать.

 

Условно учет в магазине можно разбить на 4 категории:

Категория 1Продажи

(Торговый зал)

Категория 2СкладКатегория 3ПоставщикиКатегория 4Производственные  расходы
ВыручкаМаржаКатегории товаров

Продавцы

Недосдачи

 

ОстаткиХодовой товарНеликвидный товар

Инвентаризация

Списки всех поставщиковЦеныСебестоимость

Бренды

 

АрендаКоммунальные расходыЭлектричество

Зарплаты

Налоги

Убыток

 

 

Постоянно ведите учет всех своих расходов, это позволит в дальнейшем высчитать действенную прибыль магазина. Для расчета прибыли магазина обычно используется период 1 месяц. Ежедневно считайте выручку магазина, в конце месяца из общей суммы отнимите сумму затрат на закупку товара. Для расчета фактической суммы прибыли из этой суммы также отнимите все остальные расходы (аренда магазина, склада, зарплаты на сотрудников, электроэнергию, штрафы, новое оборудование и другое). Зная цифры фактической прибыли, вы сможете распланировать дальнейшее развитие вашего магазина.

Зачем вести учет товара

 

Ведя учет продаж – вы напрямую влияете на прибыль магазина. Зная статистику по товарам можно давать конкретные задачи для продавцов, выставлять план продаж. Удобней всего если данные будут собираться на кассе – что продалось, по какой цене и дата продажи.

 

Своевременное проведение инвентаризации покажет наличие избытка товаров. Еженедельная инвентаризация – покажет неликвидный товар. Неликвидный товар существенно опасен для магазинов продуктов, аптечной или другой продукции со сроком годности.

 

Если есть возможность – ведите списки поставщиков, отбирая поставщиков можно уменьшить себестоимость и повысить рентабельность продаж. Рекомендуется для каждой категории товаров иметь по 2-3 товара, тогда не страшно, если у поставщика возникнут проблемы с поставкой продукции или в случае резкого поднятия цены.

 

Рассчитайте все остальные расходы (аренду, зарплаты, ком. услуги и др.) и добавьте эту сумму к стоимости товара, таким образом вы уже заранее будете знать сколько заработаете с продажи каждого товара чистой прибыли. Зная все расходы, вы будете знать, что не можете накидывать на товар менее 10%, а чтобы работать в прибыль нужно держать наценку 20-40% на разные категории товаров.

 

Как вести простой учет магазина

 

Если вы только решили полностью контролировать все продажи, то можете приобрести автоматическую систему учета или начать с простых шагов, но ручным способом.

 

Первым делом нужно контролировать продажи, для этого возле кассира положите тетрадь-журнал. В эту тетрадь кассир будет вписывать все товары, которые продал, их количество и сумму при необходимости. Если есть возможность, то установите на рабочем месте компьютер или ноутбук, где те же товары продавец будет вбивать в таблице – это упростит дальнейший учет. В журнале вносить данные нужно каждый день, отделяя смену прочерком и добавив дату. Важно иметь следующие поля – наименование, цена продажи (если не на всех товарах стоит ценник) и количество проданных.

 

Пересменку продавцов в магазине лучше установить понедельно. Таким образом, в конце недели перед сдачей смены, вы сможете проводить ревизию и проверять наличие всех товаров, что обезопасит вас от недостачи товаров и возможного воровства.

 

Ведите папку с прайсами всех поставщиков. У этого способа 2 преимущества: во первых вы можете сложить поставщиков одной категории товаров в один файл, и в свободное время проверить их цены относительно друг друга для интересных вам товаров. Второе преимущество, это наличие в каждом прайсе контактных телефонов, посмотрев его можно быстро, вне плана заказать закончившийся товар. Произвести заказ может администратор, зная, где находится папка, если вы этого сделать не можете физически.

 

С помощью журнала – вы будете знать, что у вас продается и в какой день. При ручном расчете приходится ежедневно просчитывать все товары. Поэтому заведите таблицу Excel на компьютере или воспользуйтесь автоматизированными программами. Проведение ревизий – защитит вас от недосдачи, воровства со стороны персонала.

 

Системы автоматического учета

Автоматический учет в магазине

Ручной расчет – это не плохо, но когда ассортимент товаров превышает 500 единиц, то ведение учета занимает более полудня. Установите в своем магазине программы для ведения автоматического учета. У таких систем ряд преимуществ, а главное – они экономят много времени.

 

Автоматические системы – считают: сколько было продано товаров, сколько из них осталось в наличии, маржу по каждому товару, по категории, по магазину. Ведут анализ цен поставщиков: дни, время, когда было больше всего продаж. Это часть перечисленных возможностей систем. Сейчас существует множество подобных программ, и все они отличаются функционал и дизайном. Но их можно разделить на следующие категории:

 

Онлайн программы – это программы, которые работают на смартфонах, планшетах через интернет. Они очень удобны, показывают всю информацию о продажах, в режиме онлайн. К некоторым можно подключить системы видеонаблюдения, для отслеживания работы сотрудников. Некоторые имеют встроенные CRM возможности, т.е. отслеживают, что ещё покупал клиент раньше, высылать ему СМС-ки и емейл письма, вести историю его покупок. Но минусом этой системы будет постоянное наличие подключения к сети интернет. Не подходит для мест с проблемами связи.

 

Коробочные решения. Если у Вас нет интернета, а его подключение будет слишком дорогим и не эффективным – то ваш выбор падет на коробочные программы для учета. Для работы с ними не требуется интернет, их нужно просто установить на компьютер. Из минусов этой системы можно выделить то, что для них требуются много места на компьютере, обычно для этих систем выделяют целое помещение, сервисные комнаты. Все данные можно получить только оффлайн, подойдя и посмотрев данные. Часто для работы с ними требуются специалисты, например 1С, которая устанавливается в универмагах, супермаркетах, имеет выделенную сервисную комнату и для работы с ней требуется несколько программистов по работе с программой. Но в 1С на данные момент имеются и облачные решения.

 

Гибридный вариант. Лучшим решением на данный момент является работа на гибридных программах они имеют интерфейс, который работает на кассе даже без доступа к интернету (обычно около месяца могут работать без интернета). А так же они имеют онлайн версию, куда поступают все данные с кассы, склада, доступные для проверки с любого устройства. Обычно для них будет достаточно раздачи сети Wi-Fi. Но если у Вас большой каталог, рекомендуем вас провести стабильный интернет, так как при работе с большими данными, включая работу с несколькими магазинами, потребуется хороших интернет, так как данные будут передаваться в большом количестве.

 

Ошибки при ведении учета

 

Чтобы не запутаться в номенклатуре – необходимо вести справочник. Вся информация в справочнике разделена по категориям, что помогает избежать появление дублей товаров, одинаковых штрихкодов, и вести товары, пришедшие без штрихкода. Ведь основные ошибки появляются тогда – когда человек не нашел нужный товар и создает для него новый код.

 

Весь товар который пришел в магазине, нужно вбивать согласно информации/справочнику предоставленной поставщиком. Они схожи и их изменение может в последствие привести к появлению дублей и ошибок.

 

Если есть возможность – отключите в своей системе возможность использования отрицательных остатков. Часто система показывает отрицательные остатки из-за неверного ведения учета сотрудником.

 

Памятка:

  • Не изменяйте номенклатуру и штрих кода. Пусть это делают только специально обученные сотрудники
  • Отключите работу с отрицательными остатками, иначе в программе будет всегда показана работа в минус.
  • Делайте ревизии как можно чаще
  • Изучайте вашу систему учета

 

Оборудование для автоматического учета

Оборудование для автоматического учета магазина

Для работы с современными системами учета потребуется приобрести оборудование, которые облегчит учет. Начните с обустройства кассовый зоны, для этого потребуется обычный или специальный кассовый стол, где будет удобно пересчитывать покупки сделанные клиентами. Если у вас небольшой магазин, то можно обойтись обычным столом со стеклянной передней стенкой. Для работы вам потребуется ноутбук или компьютер, если у вас в магазине большие очереди – подумайте о покупке моноблока, торговые моноблоки обычно дороже аналогов, но их производительность и срок службы на порядок больше.

 

Следующим шагом будет выбор сканера штрих кодов. Они бывают ручные и стационарные. Стационарные ставятся на кассе и работают почти весь день, чтобы прочитать с него штрих-код достаточно поднести к нему товар с этикеткой. В стационарных сканерах имеются зеркала, поэтому лазера считывают код под разным углом. Ручные сканера бывают нескольких видов, с аккумулятором, позволяют считывать товар на кассе и с прилавка; со шнуром, работают на ограниченном расстоянии, но не требует зарядки. Так же у некоторых сканеров имеются поставки и функции переключения режимов, что позволяет использовать ручные сканера, как стационарные. Если у вас имеются большие очереди – приобретите стационарный, если очередей нет – будет достаточно и ручного сканера.

 

Разместите на кассе принтер чеков для распечатки чеков для клиентов. Большая часть всех принтеров чеков лазерные, они не требуют заправки картриджа и зарекомендовали себя временем, мы так же рекомендуем использовать именно их. Существуют 2 популярных ширины бумаги для принтера чеков и сами принтеры изготовлены для 58 миллиметров или 80 мм. Какой размер вам лучше подойдет, решите в зависимости от вашего ассортимента. Почти во всех программах учета можно настраивать шрифт и текст этикеток, воспользуйтесь этим и подберите для себя подходящий вариант.

 

В отделе по торговле фасовочным товаром (крупа, пшеница, фрукты, овощи) разместите там торговые весы с печатью этикеток. Данные весы имеют встроенный принтер чеков, и запрограммировав их, ваши клиенты будут сами взвешивать товар и клеить на них этикетки. Если нет возможности покупать торговые весы с печатью этикеток, можно воспользоваться двумя другими способами. Первый вариант, это в конце или начале дня взвешивать товар и клеить на него этикетки. Второй вариант пододрать программу, к которой можно бы было подключить обычные весы, и тогда можно будет одновременно взвешивать товар на кассе и выбивать по нему чек.

 

Бухгалтерия в магазине

Бухгалтерия магазина

 

Корректное ведение бухгалтерии в магазине, позволит избежать штрафов со стороны налоговой и улучшить контроль работы. Бухгалтер в магазине считает обороты, ведет документацию, выписывает счета, начисляет зарплату и ведет учет сотрудников, подготавливает и отправляет документы в налоговую службу. В связи с новым дополнением в законодательство РК, наличие бухгалтера, стало практически обязательным для владельцев бизнеса для ежемесячной отправки оплаты налога за сотрудников.

 

В своей работе бухгалтера используют автоматические системы (н-р 1С) ведя в ней поступления, перемещения товаров и их продажу. Совместно с бухгалтером, нужно назначить материально-ответственное лицо, которое бы контролировало всю работу и предоставляло бы отчеты для ведения в единой системе. Заведите со всем контрагентами соглашения, договора купли-продажи. Они так же будут храниться у бухгалтера и помогут при спорах.

 

Бухгалтер будет собирать всю документацию по перемещению продукции, подготавливать документы на отпуск и продажу товаров (чеки, счета-фактуры товарные накладные, транспортные накладные и счета). Работу со складом или инвентаризацию бухгалтер проводит в программе 1С или аналогичной системой автоматизации учета. Формат ведения учета склада в магазине будет зависеть от выбранной системы, так как схема в каждой из них отличается.

 

Проверки в магазине. Каждый клиент магазина или общественное объединение потребителей вправе потребовать наличие сертификата на продукции. Правовую законность этих документов могут проводить только государственные органы. Правовая оценка сертификатов государственными органами проводится только после составления акта общественным объединением потребителей. При этом общество потребителей не имеет право изымать сертификаты, проверять санитарные книжки у сотрудников, оценивать и проверять какие-либо документы, все эти права принадлежат государственным органам.

 

 

Вывод: Ведение учета позволит принимать взвешенные решения по развитию магазина. На сегодняшний день существуют автоматические системы ведения учета, которые упрощают время на ведение учета. В этих программах может работать и владелец бизнеса и бухгалтер. Если в вашем магазине имеется более 500 наименовать – задумайтесь о приобретении автоматической системы ведения учета, так как это не только сократит время на расходы но и позволить видеть фактические цифры и товары на которых вы получаете основную прибыль.

 

 

×